Statuts et règlements

STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE L’ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DES ÉDUCATRICES ET ÉDUCATEURS SPÉCIALISÉS EN ARTS PLASTIQUES
(A.Q.É.S.A.P.)

Cliquez ici pour télécharger la version adoptée à l'assemblée générale du 26 novembre 2011

SECTION 1 : INTRODUCTION

L'Association québécoise des éducatrices et éducateurs spécialisés en arts plastiques a été incorporée le 29 février 1980 selon les dispositions de la troisième partie de la Loi des compagnies du Québec. Pour les fins des présents règlements, l'Association québécoise des éducatrices et éducateurs spécialisés en arts plastiques est désignée par le mot Association.

SECTION 2 : IDENTITAIRE

ARTICLE 1 - NATURE
L'Association est un organisme sans but lucratif. Les personnes impliquées au sein de l'association oeuvrent bénévolement, sauf dispositions de l'article 22 quant le cas s'applique.

Le nom de l'organisme est Association québécoise des éducateurs et éducatrices spécialisés en arts plastiques (AQÉSAP).

ARTICLE 2 - MISSION

L'Association a pour mission :

De promouvoir l'enseignement des arts plastiques au Québec, d'en assurer le développement et de favoriser la recherche.

De regrouper les personnes œuvrant à l'actualisation de la mission de l'Association et les éducateurs spécialistes en arts plastiques du Québec.

De soutenir et d'offrir des services aux membres de l'Association.

L'Association se dote d'un plan stratégique quinquennal pour arrimer les orientations, les objectifs et les actions.

ARTICLE 3 - SIÈGE SOCIAL

Le siège social de l'Association est situé à l'adresse civique du secrétariat ou à toute autre adresse que le conseil d'administration peut déterminer par simple résolution.

ARTICLE 4 - SCEAU

Le sceau de l'Association est celui dont l'empreinte apparaît en marge sur l'original des présents règlements.

SECTION 3 : MEMBRES

ARTICLE 5 - COTISATION

Le montant de la cotisation des membres et sa date d'exigibilité sont fixés annuellement par le conseil d'administration ainsi que les privilèges qui sont rattachés pour chacune des catégories de membres. Ces changements doivent être ratifiés par les membres lors de l'assemblée générale annuelle.

Les membres étudiants à temps plein et les membres retraités bénéficient d'un tarif réduit déterminé par le conseil d'administration.

Le statut de membre se perd automatiquement par le non renouvellement de la cotisation annuelle.

ARTICLE 6 - CATÉGORIES DE MEMBRES

6.1 MEMBRES INDIVIDUELS

6.1.1 MEMBRE ENSEIGNANT

Personne qui enseigne les arts plastiques ayant complété le formulaire d'affiliation prescrit par l'Association, dont la demande a été acceptée par le conseil d'administration et qui a acquitté la cotisation annuelle

6.1.2 MEMBRE ÉTUDIANT:

Personne inscrite au Baccalauréat en enseignement des arts plastiques ayant complété le formulaire d'affiliation prescrit par l'Association, dont la demande a été acceptée par le conseil d'administration et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.1.3 MEMBRE COLLABORATEUR

Personne issue du milieu de l'éducation:(ex: conseiller pédagogique, directeur d'école) ayant complété le formulaire d'affiliation prescrit par l'Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

Personne ou organisme issu du milieu culturel ayant complété le formulaire d'affiliation prescrit par l'Association, dont la demande a été acceptée par le conseil d'administration et qui a acquitté la cotisation annuelle. Dans certains cas, des personnes ou des organismes peuvent être invités à se joindre à l'association sur une base annuelle, et ce, gracieusement avec les avantages déterminés par le conseil d'administration.

6.2 MEMBRE ENTREPRISE

Une entreprise qui a complété le formulaire d'affiliation prescrit par l'Association, dont la demande a été acceptée par le conseil d'administration et qui a acquitté la cotisation fixée selon l'entente entre les deux parties.

6.3 MEMBRES HONORAIRES

Médaillé: personne ayant reçu la médaille AQÉSAP
Sage: membre retraité ayant été membre de l'AQÉSAP pendant 10 ans
Retraité: personne ayant été membre pendant 5 ans, qui est à la retraite et qui a enseigné les arts plastiques pendant au moins 5 ans.

ARTICLE 7 - SUSPENSION / EXPULSION

Le conseil d'administration peut suspendre pour une période de un mois tout membre qui enfreint les règlements de l'Association ou qui pose un geste (écrit et/ou verbal) préjudiciable à l'Association.

Durant cette période, ce membre pourra se rétracter par écrit en s'adressant au président, aux membres du conseil d'administration ou au secrétariat.

Après ce délai, si la personne concernée n'a pas agi de façon à réparer ses torts, elle sera expulsée de l'Association.

Cependant, avant de prononcer la suspension ou l'expulsion d'un membre, le conseil d'administration doit lui donner la possibilité de se faire entendre en lui faisant parvenir une invitation par courrier recommandé l'avisant de la date, de l'heure et de l'endroit de l'audition de sa cause.

SECTION 4 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

ARTICLE 8 - COMPOSITION

L'assemblée est constituée des membres individuels en règle et membres honoraires de l'Association.

ARTICLE 9 - TENUE DE L'ASSEMBLÉE

L'Assemblée générale annuelle de l'Association est tenue dans les quatre (4) mois de la fin de l'exercice financier de l'association, au moment et à l'endroit fixés par le conseil d'administration.

L'avis de convocation doit être envoyé aux membres en règle et aux membres honoraires de l'Association au moins quinze (15) jours précédant l'Assemblée générale annuelle.

ARTICLE 10 - POUVOIRS

Reçoit le bilan des activités et le rapport financier du conseil d'administration
Ratifie les résolutions adoptées par le conseil d'administration
Ratifie le montant de la cotisation annuelle
Fait des recommandations sur les orientations générales, la direction et le bon fonctionnement de l'Association.
Élit les administrateurs

ARTICLE 11 - DROIT DE VOTE

Membres ayant le droit de vote :

Membre individuel enseignant
Membre individuel étudiant
Membre individuel collaborateur du milieu éducatif
Membres honoraires

Membres n'ayant pas le droit de vote :

Membre individuel collaborateur du milieu culturel
Membre entreprise

Le vote par procuration n'est pas autorisé. Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par un membre en règle, appuyé d'un autre membre en règle.

ARTICLE 12 - DÉCISION

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres en règle présents.

En cas d'égalité des voix sur une proposition, on devra redemander le vote.

S'il y a toujours égalité, le conseil d'administration disposera de la proposition.

ARTICLE 13 - QUORUM

Le quorum est formé d'un minimum de 10% des membres individuels ou honoraires en règle.

ARTICLE 14 - OBSERVATEUR

Toute personne non membre de l'Association et les membres partenaires peuvent assister aux différentes assemblées à titre d'observateur suite à l'autorisation du conseil d'administration.

Ils ne peuvent se prononcer sur les sujets discutés et n'ont pas de droit de vote.

SECTION 5 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

ARTICLE 15 - DISPOSITIONS

Les articles 14 à 15 inclusivement des présents règlements s'appliquent à l'assemblée générale spéciale.

ARTICLE 16 - CONVOCATION

L'assemblée générale spéciale est convoquée par la secrétaire d'Association sur demande du conseil d'administration ou d'au moins 20% des membres en règle de l'Association. L'avis de convocation, le sujet de la rencontre ainsi que l'ordre du jour doivent être envoyés simultanément aux membres en règle au moins dix (10) jours à l'avance.

SECTION 6 : CONSEIL D'ADMINISTRATION

ARTICLE 17 - COMPOSITION

Le conseil d'administration est composé de sept (7) personnes.

Seuls les membres individuels (enseignant, étudiant ou collaborateur issus du milieu éducatif) en règle et membres honoraires peuvent être élus.

Ces personnes doivent être majeures. Elles doivent être élues par les membres en règle présents à l'assemblée générale annuelle.

ARTICLE 18 - POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Le conseil d'administration :

Exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la loi lui permet dans l'intérêt de l'Association.

Élabore les politiques générales et des moyens de gouvernance : règles de gestion, protocoles, outils d'évaluation des actions) de l'Association.

Administre les affaires générales de l'Association.

Prépare et approuve des prévisions budgétaires de l'Association.

Prend connaissance des rapports des comités et des sous-comités et émet des recommandations sur les divers sujets.

Le conseil d'administration est responsable de la bonne marche de l'Association :

Il doit faire un rapport du déroulement des opérations de l'Association

Il assume la gestion des ressources humaines et matérielles

Il recommande les orientations aux membres lors de l'Assemblée Générale Annuelle pour la prochaine année

ARTICLE 19 - ASSEMBLÉE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le conseil d'administration se réunit aussi souvent qu'il le juge nécessaire sur demande du président. L'avis de convocation par écrit est de cinq (5) jours. Le président, dans un cas qu'il juge urgent, pourra tenir une assemblée (ou conférence téléphonique) sans s'en tenir au délai de convocation prescrit.

ARTICLE 20 - QUORUM ET DÉCISION

Le quorum de chaque réunion est à la majorité simple des membres, soit 4 membres et les décisions sont prises de la même façon.

ARTICLE 21 - ABSENCES

Dans l'intérêt de l'association, un administrateur qui s'absente plus de 3 réunions (absences non-motivées) sera considéré comme ayant démissionné de son poste.

ARTICLE 22 - POSTES D'ADMINISTRATEURS

Le conseil d'administration est composé de sept personnes, soient quatre (4) officiers - président, vice-président, secrétaire, trésorier - et trois (3) directeurs

ARTICLE 23 - LE PRÉSIDENT

s'assure de la préparation des rencontres et de l'élaboration des projets d'ordre du jour de l'assemblée générale et du conseil d'administration;
préside les rencontres de l'assemblée générale et du conseil d'administration dans le respect des compétences de chaque instance;
s'assure qu'un calendrier est établi avec les membres du conseil d'administration sur l'élaboration, la révision et la pertinence des politiques du conseil d'administration;
initie et participe aux travaux du comité de gouvernance(exemples: élaboration des politiques générales et des moyens de gouvernance, des règles de gestion, des protocoles, des outils d'évaluation des actions de l'Association)
s'assure que tous les administrateurs contribuent avec discipline et respect des autres au développement de l'organisme;
s'assure du bon fonctionnement des comités statutaires et de mettre en pratique les recommandations qui sont formulées;
participe au choix des membres des comités de travail et collabore à la définition des mandats;
est le premier porte parole officiel de l'organisme auprès des autorités publiques et le représentant du conseil d'administration dans la communauté;
au plan légal, il signe les contrats au nom de l'association et représente légalement l'Association en justice;
établit les partenariats

ARTICLE 24- LE VICE-PRÉSIDENT

remplace le président en cas d'absence de celui-ci ou à sa demande;
préside le comité de gouvernance;
réalise les mandats que lui confie le président ou le conseil d'administration.
dépose un rapport annuel de ses activités au conseil d'administration

ARTICLE 25 - LE SECRÉTAIRE

convoque les rencontres du conseil d'administration et de l'assemblée générale selon les règlements de l'organisme en étroite collaboration avec le président;
est responsable de la rédaction des procès-verbaux de l'assemblée générale et du conseil d'administration;
s'assure de conserver des archives, le livre des minutes, procès-verbaux de l'organisme, en conformité avec les dispositions législatives et réglementaires;
tient à jour le registre des membres de l'association et des membres du conseil d'administration;
appose sa signature sur les documents sous sa responsabilité.
dépose un rapport annuel de ses activités au conseil d'administration

ARTICLE 26 - LE TRÉSORIER

préside le comité des finances;
assure un suivi périodique des états financiers pour présentation au conseil d'administration;
participe aux rencontres pour recevoir et analyser le rapport de la firme nommée pour la vérification comptable;
dépose un rapport financier annuel à l'assemblée générale.
dépose un rapport annuel de ses activités au conseil d'administration

ARTICLE 27 - LES DIRECTEURS

participent aux rencontres et aux travaux du conseil d'administration
réalisent les mandats que leur confie le conseil d'administration
déposent un rapport annuel de leurs activités au conseil d'administration

ARTICLE 28 - ÉLECTION-DESTITUTION

Lors de l'assemblée générale annuelle, les membres en règle élisent des administrateurs pour combler les postes vacants.

Les membres du nouveau conseil d'administration élisent parmi eux un président, un vice-président, un trésorier, un secrétaire et trois directeurs.

La durée du mandat des membres du conseil d'administration est de deux ans par rotation, trois administrateurs sont élus lors de l'assemblée générale tenue lors des années impaires et quatre administrateurs lors des années paires.

Le président peut destituer un membre du conseil d'administration qui enfreint les règlements ou qui pose un ou des gestes préjudiciables à l'association. Avant qu'une telle destitution puisse être prononcée, le membre du conseil d'administration visée par une telle destitution devra avoir eu l'occasion de présenter ses arguments contre sa destitution devant un comité de discipline dans les trente jours suivant l'avis transmis à la personne concernée.

Le comité de discipline est composé de cinq personnes: le président de l'association, un membre du conseil d'administration, de trois membres de l'association, dont un sage.

ARTICLE 29 - MISE EN CANDIDATURE

Les postes à combler seront annoncés lors de la convocation à l'assemblée générale annuelle.

Tout membre individu el en règle (enseignant ou collaborateur du milieu éducatif) et membre honoraire peut proposer sa candidature et doit être appuyé d'un membre en règle présent à l'assemblée générale.

Tout membre individuel en règle (enseignant ou collaborateur du milieu éducatif) et membre honoraire, peut proposer la candidature d'un autre et doit être appuyé par un membre en règle présent à l'assemblée générale.

Chaque candidat peut être invité à faire une brève présentation devant l'assemblée générale pour communiquer les motifs l'incitant à s'impliquer dans l'association.

ARTICLE 30- FONCTIONNEMENT

Avant de procéder aux élections, le président d'assemblée fait place au président d'élection qui doit être nommé par les membres de l'assemblée. Le président d'élection procède à la nomination d'un secrétaire et de scrutateurs.

Les postes vacants des administrateurs sont comblés en élection par scrutin secret ou à main levée si tous les membres de l'assemblée l'acceptent. Dans ce cas, le président d'élection devra demander à l'assemblée s'il y a une personne qui s'objecte. S'il y a autant ou moins de candidats que de postes à combler, les candidats sont élus par acclamation.

ARTICLE 31 - PERSONNES RÉMUNÉRÉES ET CONTRATS

Le conseil d'administration pourra, sur une base contractuelle, engager du personnel rémunéré nécessaire au bon fonctionnement de l'Association selon les dispositions établies par le conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut établir un contrat avec tout organisme ou entreprise apte à exécuter une tâche définie en lien avec les orientations de l'Association.

ARTICLE 32 - DÉMISSION

Un administrateur peut démissionner en tout temps de son poste en envoyant un avis écrit de démission adressé au président, ou peut être remis au secrétariat de l'Association ou à tout membre du conseil d'administration.

ARTICLE 33- VACANCE

Si une vacance est créée par un départ d'un membre du conseil d'administration, celui-ci a le pouvoir de nommer un administrateur qui sera maintenu en poste jusqu'à la prochaine assemblée générale.

Advenant le cas où un poste n'est pas comblé, le président répartira les dossiers, dont avait la responsabilité le membre sortant, entre les membres du conseil d'administration.

Malgré toute vacance, le conseil d'administration peut continuer d'agir en autant qu'il y ait quorum.

SECTION 7 : COMITÉS

ARTICLE 34- COMITÉS

Pour des fins définies, le conseil d'administration peut créer des comités et sous-comités et établir des règles relatives à leur bon fonctionnement. Le responsable de chacun de ces comités et sous-comités est choisi par le conseil d'administration.

SECTION 8 : FINANCES

ARTICLE 35- ANNÉE FINANCIÈRE

Durée de l'année financière : L'année financière, se termine le 31 juillet de chaque année et débute au 1 août

ARTICLE 36 - VÉRIFICATEUR

Le vérificateur de l'Association est nommé chaque année lors de l'assemblée générale annuelle. En cas de changement dans l'organisation de la comptabilité en cours d'année, le conseil d'administration voit à la nomination d'une nouvelle vérificatrice ou d'un nouveau vérificateur.

ARTICLE 37 - FRAIS

L'Association s'engage à rembourser les frais encourus par ses membres au cours ou à l'occasion des affaires relevant de leur charge, si ces dépenses sont appuyées par des pièces justificatives. Ces dépenses devront être approuvées au préalable par le conseil d'administration.

SECTION 9: DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 38 - AMENDEMENTS

Le conseil d'administration ne peut adopter des règlements nouveaux, abroger ou modifier ceux qui sont en vigueur, sans l'approbation de la majorité des membres actifs (majorité simple : 50%+1) d'une assemblée générale ordinaire ou spéciale. Tout amendement doit parvenir aux membres au moins 15 jours avant l'assemblée générale.

ARTICLE 39 - DISSOLUTION

La corporation ne peut être dissoute que par vote des trois quarts des membres en règle à une assemblée générale spéciale convoquée dans ce but par un avis public de trente (30) jours.

SECTION 10: COMITÉ D'ORIENTATION

ARTICLE 40- COMPOSITION

Le comité d'orientation est composé de quatorze (14) personnes, soit un représentant par région administrative (11 régions), un représentant du secteur anglophone, un du secteur des enseignants retraités et un représentant étudiant universitaire. Ces personnes doivent être majeures et être membres en règle de l'Association.

ARTICLE 41 - NOMINATION

Les membres du comité d'orientation seront officiellement nommés lors d'une rencontre régulière ou spéciale du conseil d'administration suivant la période d'élection par les membres des régions.

La durée du mandat des responsables régionaux est de deux(2) ans.

ARTICLE 42 - FONCTIONNEMENT

38.1 Mise en candidature : tout membre intéressé à postuler doit remplir un formulaire de mise en candidature. Le candidat doit être appuyé par un autre membre de sa région ou de son secteur.

38.2 Formulaire : le formulaire doit contenir une lettre de présentation dûment signée et être acheminée au secrétariat maximum 60 jours avant la tenue du congrès annuel.

38.3 Élections : dans les 15 jours suivant les mises en candidature - qui seront annoncées par le secrétariat de l'Association - les membres en règle des régions auront à voter pour le candidat de leur choix par voie de courriel.

ARTICLE 43 - VACANCE

Si une vacance est créée parmi les membres du comité d'orientation, elle sera comblée par le conseil d'administration. Le représentant ainsi choisi, sera en poste jusqu'à la prochaine nomination.

ARTICLE 44- POUVOIR

Le comité d'orientation est une instance consultative auprès du conseil d'administration.

ARTICLE 45 - RESPONSABILITÉS

Représentants régionaux

Promouvoir les arts plastiques dans sa région.
Représenter l'AQÉSAP dans son milieu.
Recueillir des propositions des membres à la rencontre régionale.
Informer le conseil d'administration des activités ou préoccupations provenant de sa région.
Rencontrer le conseil d'administration lors du congrès et à la rencontre CA/CO s'il y a lieu.
Participer à l'organisation du Congrès.
Participer à la rencontre régionale lors du Congrès.
Déposer un plan d'action régional.
Présenter un rapport d'activités annuelles au conseil d'administration.

Représentants de secteurs (anglophones, retraités, étudiants)

Promouvoir les arts plastiques dans son secteur.
Représenter l'AQÉSAP dans son milieu.
Recueillir des propositions des membres à la rencontre régionale.
Informer le conseil d'administration des activités ou préoccupations provenant de son secteur.
Rencontrer le conseil d'administration lors du congrès et à la rencontre CA/CO s'il y a lieu.
Participer à l'organisation du Congrès.
Participer à la rencontre régionale lors du Congrès.
Présenter un rapport d'activités annuelles au conseil d'administration.

ARTICLE 46 - RÉUNION DU COMITÉ D'ORIENTATION

Le comité d'orientation se rencontre deux (2) fois par année, soit:

une première rencontre lors du congrès

une deuxième rencontre, selon les modalités choisies par le conseil d'administration, serait tenue dans les quatre (4) mois suivants le congrès, selon les besoins et les moyens financiers de l'association.

ARTICLE 47- BUDGET

Un budget de fonctionnement ou d'activités pourrait être alloué à chacune des régions ou secteurs, en regard des plans d'actions présentés au conseil d'administration, selon les états financiers de l'association.

LES DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

1. Les modifications aux règlements généraux entrent en vigueur dès leur adoption par les participants à l'assemblée générale de novembre 2011.

2. Les officiers en poste, qui ne sont pas en élection cette année, démissionnent de leur fonction tout en conservant leur statut d'administrateur pour le reste de leur mandat (1 an).

3. Les administrateurs élus à l'assemblée générale de novembre 2011 acceptent un mandat de 2 ans.

4. Les responsables régionaux élus avant l'AGA de novembre 2011 sont en fonction jusqu'au 31 août 2012.

5. La première rencontre des sept (7) administrateurs se fait à la suite de l'élection des nouveaux administrateurs durant l'assemblée générale de novembre 2011. Lors de cette rencontre, les administrateurs élisent entre eux les officiers.

MISE À JOUR : 26 novembre 2011 Ratification